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Muss es wirklich noch das Fax sein?

Geschrieben von FP Sign Team | 16.7.2024

In drei von vier deutschen Büros (77 Prozent) kommt immer noch das Faxgerät zum Einsatz. Jedes vierte Unternehmen nutzt es gar häufig oder sehr häufig. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die mehr als 600 Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitenden befragt wurden.

„Zwar ist die Faxnutzung in deutschen Unternehmen seit Jahren rückläufig, trotzdem geht der Wandel erstaunlich langsam vonstatten – gerade, wenn man bedenkt, dass es längst komfortablere und sichere Wege gibt“, erklärt Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, in einer Pressemitteilung zur Studie. 2022 faxten demnach noch 88 Prozent der befragten Firmen, 2018 sogar noch 95 Prozent.

Warum also halten so viele Unternehmen noch immer am Fax fest? In seiner Studie identifiziert der Bitkom dafür vor allem fünf maßgebliche Gründe.

Warum halten Unternehmen am Fax fest?

56 % halten das Fax für die Behördenkommunikation für unumgänglich
43 % halten das Fax für sicherer als den Postweg
35 % haben etablierte Faxprozesse
27 % faxen aus Gewohnheit
27 % brauchen einen Zustellnachweis

„Alternativen zum Fax sind zum Beispiel die digitale Signatur, der EDI-Standard oder spezielle E-Mail-Formate, die auch rechtssichere Zustellnachweise bieten“, so Heinze weiter in der Pressemitteilung zur Studie. „Damit diese effizienteren und sichereren Alternativen lange etablierte Faxprozesse ablösen, braucht es die Bereitschaft auf allen Seiten, bestehende Lösungen zu hinterfragen und sich auch neues digitales Knowhow anzueignen.“

Von der E-Signatur bis zum elektronischen Rechtsverkehr

Wir von FP digital unterstützen Wirtschaft, öffentliche Hand und andere Organisationen seit vielen Jahren bei der Digitalisierung ihrer Kommunikationsprozesse – auch, wenn es darum geht, sichere und effiziente Alternativen zum Fax zu finden.

Erst kommt der unterschriebene Vertrag per Fax, Tage später folgt dann das Original auf dem Postweg? Solche Behelfslösungen sind zum Beispiel längst nicht mehr nötig.

Elektronische Signatur: Mit FP Sign lassen sich digitale Dokumente sicher und rechtskonform unterzeichnen. Die digitale Signatur ist ein wirkungsvoller Hebel, um ganze Vertragsprozesse aus der analogen in die digitale Welt zu heben, sie damit effizienter zu gestalten und massiv zu beschleunigen.

Darüber hinaus gibt es verschiedene Lösungen für den elektronischen Rechtsverkehr. Damit können Sie die Kommunikation Ihrer Organisation sicher, effizient und rechtsverbindlich aufsetzen.

De-Mail: Die De-Mail erlaubt es Unternehmen und Behörden, sicher und rechtswirksam nachweisbar miteinander in Kommunikation zu treten. Informationen werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt, ihre Zustellung gesetzlich abgesichert und die Nutzer sind klar identifiziert.
eBO: Mit dem elektronischen Bürgerpostfach (eBO) gibt es einen sicheren Kanal für den Austausch digitaler Dokumente und Informationen zwischen Gerichten und nicht-öffentlichen Einrichtungen. Also zum Beispiel Unternehmen, Organisationen und anderen professionellen Verfahrensbeteiligten.
beBPo: Das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) ist hingegen für Behörden und juristische Personen d.ö.R. und deren Kommunikation mit Gerichten relevant. Es basiert auf der EGVP-Infrastruktur und bietet einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente und Nachrichten.

Ob Sie Ihre Kommunikation rechtskonform gestalten, Ihre Vertragsprozesse digitalisieren oder mehr Effizienz in den Informationsaustausch bringen wollen – für jeden individuellen Bedarf findet sich eine passende Lösung. Ein Fax? Braucht es dafür längst nicht mehr. Bei Fragen nehmen Sie jederzeit Kontakt mit uns auf, wir beraten Sie gern zu Ihrem Digitalisierungsvorhaben: info@fp.dbs.com

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